Comprendre le fonctionnement des comptes séparés pour les parents

Comprendre le fonctionnement des comptes séparés pour les parents

Quel est l'objectif de cette fonctionnalité ? 

Cette fonctionnalité vise à permettre la création de comptes distincts pour chaque parent, offrant à chacun un accès personnalisé et indépendant à son espace. Cela facilite la gestion des données familiales tout en préservant la confidentialité et l’autonomie de chaque parent.

Avantages de cette fonctionnalité :

  • Confidentialité accrue :  Chaque parent peut gérer ses propres informations de manière indépendante, sans que l’autre parent y ait accès.
  • Autonomie : Les parents disposent d’un contrôle total sur leurs données, pouvant les consulter ou les modifier sans dépendre de l’autre.
  • Accès aux données scolaires : Les deux parents peuvent accéder aux informations scolaires de leurs enfants, comme les notes et les absences, favorisant ainsi une communication efficace et un suivi optimal.

A. Procédure de création des comptes parents

1. Création de compte pour le représentant principal :


Création du compte par le parent principal :
Le parent principal peut créer son propre compte en suivant les étapes détaillées dans l'article :

Une fois le compte créé, un email d'activation sera envoyé à l'adresse email du parent. Pour activer le compte, le parent est invité à consulter l'article suivant :

Si le lien d'activation ne fonctionne pas, le parent peut consulter l'article suivant :

En cas de difficulté, le parent peut demander à la direction de l’établissement de procéder à l’activation. Plus d’informations dans l'article: Comment activer le compte d'un parent par l'école ( Admin) ?

Création du compte par un administrateur :
Un administrateur peut également créer le compte d’un parent en suivant les instructions décrites dans l'article :

2. Activation du compte du second représentant :

Après avoir créé le compte du représentant principal, l'administrateur doit procéder à la création du compte pour le second représentant.

Notes
Si un compte familial est déjà existant, il ne doit pas être recréé. Celui-ci sera réservé au parent principal, tandis qu’un nouveau compte devra être créé pour le parent secondaire. Suivez les étapes décrites dans cet article pour procéder à la création du compte du parent secondaire.

B. Informations importantes à connaître

Candidatures : Le représentant principal est le seul à pouvoir ajouter les dossiers des candidatures pour les enfants. Donc, Il recevra les emails concernant les changements de statut pour les enfants qu’il a ajoutés.

Facturation et paiements :
  • Si les deux représentants sont désignés comme payeurs, les factures automatiques seront créées au nom du représentant principal.
  • Si un seul parent est payeur, les factures automatiques seront affectées à ce parent automatiquement.
  • Lorsque l'option de facturation de préinscription est activée et que le représentant 2 est désigné comme seul payeur, le représentant principal crée la candidature, mais la facture est automatiquement adressée au représentant 2.
  • Si l'option "Obliger le candidat ou son représentant à payer pour confirmer le rendez-vous d'entretien d'inscription ?" est activée, la facture correspondante sera générée au nom du représentant principal, même s'il n'est pas désigné comme payeur. Notez que cette facture concerne uniquement la préinscription et non la scolarité, afin de finaliser le processus.
  • Une fois qu'une facture est attribuée à un représentant, elle ne peut pas être réaffectée à un autre, même en modifiant le nom ou l'adresse de ce dernier. Pour changer le représentant associé à une facture, il est nécessaire d'annuler la facture incorrecte et d'en créer une nouvelle au nom du représentant approprié. Dans la section (C), vous trouverez un exemple de création de facture pour des parents ayant des comptes séparés. Les articles ci-dessous vous seront également utiles.
    Comment rectifier ou annuler une facture ?
    Comment créer une facture ?
  • Les anciennes factures émises avant la création des comptes séparés seront visibles uniquement par le représentant principal, car elles sont associées à l'adresse de ce dernier. Cette approche s'applique également aux autres données financières, telles que les avoirs, les encaissements, etc.
Formulaire d’inscription : Seul le parent principal peut remplir ce formulaire, tandis que le parent secondaire ne peut que signer avant la validation.

Accès et gestion des informations :
  • Chaque parent peut se connecter à son compte et consulter uniquement ses propres factures et encaissements.
  • Les données de la vie scolaire des enfants (notes, absences, etc.) sont visibles par les deux parents.
  • Les messages et notifications échangés avant la création des comptes séparés resteront visibles uniquement par le représentant principal.
C. Comment gérer les données financières depuis le compte administrateur (factures, encaissements, etc.) ?
Pour gérer les données financières depuis le compte administrateur, notamment les factures et les encaissements, une liste des payeurs sera affichée lors de la création de chaque facture ou encaissement. Cette liste permettra à l'administrateur de sélectionner un représentant parmi les deux (dans le cas de familles ayant des comptes séparés). Ainsi, la facture ou l'encaissement sera associé aux informations du représentant sélectionné.

Exemple pour les factures :
Dans cet exemple, les parents de l'élève sélectionné possèdent chacun un compte. Dans la liste des payeurs, il est possible de sélectionner l'un d'eux et de l'affecter à la facture.



Exemple pour les encaissements :
C'est la même procédure que pour la création d'une facture.
1. Création d'un encaissement élève




2. Création d'un encaissement parent




Info

Cas des familles recomposées :

Les familles recomposées nécessitent une gestion distincte des comptes. Chaque parent doit créer un compte séparé pour les enfants qu’il gère. Les enfants communs à deux parents seront affichés dans leurs comptes respectifs, tandis que les enfants issus d’une autre union doivent être associés à un compte distinct. Pour cela, il est impératif d’utiliser une adresse e-mail différente lors de la création du nouveau compte.

Cette approche garantit une organisation claire et adaptée aux besoins des familles recomposées.