Pourquoi cette procédure est-elle essentielle ?

À chaque rentrée, votre établissement doit basculer vers une nouvelle année scolaire dans MyScol (ex. de 2023-2024 vers 2024-2025). Cette opération est indispensable pour garantir une gestion claire, organisée et conforme au cycle scolaire.

👉 Pourquoi changer l’année scolaire par défaut ?

• Car les parents et les étudiants consultent uniquement les informations liées à l’année scolaire définie comme session par défaut (notes, absences, messagerie, etc.).

• Pour permettre aux équipes de travail de gérer les emplois du temps, les évaluations et les documents sur la nouvelle année.

• Pour préserver l’historique des années précédentes sans altérer les données (bulletins, classements, etc.).

👉 Quand effectuer ce changement ?
Ce basculement doit être fait uniquement une fois l’année précédente finalisée :

• Après les derniers conseils de classe et éditions de bulletins,

• Avant le début de la nouvelle année, généralement entre fin juillet et mi août, pour une rentrée en septembre (cas de la France),

• Jamais en cours d’année.

Si la session est changée trop tôt, cela peut perturber la saisie des notes, la consultation des bulletins ou les actions des parents/élèves.

🛠 Étape 1 –Exporter les bulletins de l’année en cours  (Optionnelle mais vivement recommandée) 

Avant toute modification :

• Allez dans le module Vie scolaire

• Cliquez sur le menu Conseil de classe

• Cliquez sur le bouton "Télécharger le bulletin" dans le menu "Conseil de classe" pour télécharger les bulletins de tous les élèves.
  Comment préparer et imprimer un bulletin ?
  

💡 Cette sauvegarde permet de conserver une archive indépendante.

🔁 Étape 2 – Réinscrire les anciens élèves

Si ce n’est pas déjà fait, pensez à réinscrire les élèves qui poursuivent leurs études dans votre établissement.

Selon votre mode de fonctionnement, la réinscription peut être :

1. Déjà réalisée par les parents ou étudiants via leur portail MyScol,
2. Ou effectuée manuellement par l’établissement via le menu Elèves du module Inscription.

Cette étape permet de rapatrier dans la nouvelle année scolaire les élèves qui continuent leur scolarité, sans avoir à recréer leurs dossiers.

1. Ne supprimez aucun élève

Même s’il quitte l’établissement, ne supprimez pas : procédez à une radiation via la fiche élève.

2. Vérifiez la session de fin

• Module Gestion d’inscription > menu Élèves

• Vérifiez que la colonne "Fin année scolaire" est bien renseignée

• Les élèves à réinscrire doivent être associés à la
  nouvelle session
  
  

3. Procédez à la réinscription

• Menu Réinscription

• Sélectionnez les élèves à réinscrire

• Indiquez la nouvelle session (ex. 2024-2025)

🔗 Comment réinscrire un élève pour la nouvelle rentrée scolaire ?

🛑 Ne changez ni la classe ni le statut de l’élève : le traitement de passage en classe gère cela automatiquement.

🆕 Étape 3 – Créer et activer la nouvelle année scolaire

1. Créer une nouvelle année

• Rendez-vous dans le module Gestion d’inscription

• Cliquez sur le menu Année scolaire / Académique

• Si la nouvelle année n’est pas encore créée, cliquez sur "Ajouter" et remplissez les informations demandées (libellé, dates, etc.)

2. Définir la session par défaut

Toujours dans le menu Année scolaire / Académique :

• Sur la ligne de la nouvelle session, cochez "Par défaut : OUI"
  
  
  
  "Par défaut : OUI"

• Sur l’ancienne session, cochez "Clôturer : OUI" 
  

⚠️ Important : Ce changement impacte tous les utilisateurs.

À partir de ce moment :

1. Parents et étudiants ne pourront plus accéder aux informations de l’année précédente via leur portail,
   
2. Toutes les nouvelles actions (inscription, emploi du temps, bulletins...) seront liées à la session par défaut active.
   

3. Mettre à jour le calendrier scolaire

• Menu Calendrier scolaire

• Modifiez les dates pour la nouvelle année
  

• 

  👉 Il est important de bien renseigner :

  • Les dates de semestres ou trimestres selon votre système d’évaluation,

  • Les vacances scolaires,

  • Les jours fériés spécifiques à votre région ou établissement.

  

  ⚠️ Un calendrier bien configuré est essentiel pour le bon fonctionnement des bulletins, évaluations et plannings.
  Comment configurer le calendrier scolaire ( semestre, trimestre, vacances ) ?
  

📚 Étape 4 – Effectuer le passage en classe

1. Accédez à la nouvelle année scolaire

• Vérifiez que vous êtes bien dans l'année par défaut (ex. 2024-2025)

2. Module Vie scolaire 

Pourquoi effectuer le traitement de "Passage en classe" ?

Une fois connecté à la nouvelle session, si vous accédez au menu Élèves (dans le module Vie scolaire), vous verrez peut-être des avertissements en rouge concernant certains anciens élèves. Ces alertes indiquent qu’il est nécessaire d’effectuer le passage en classe.

À quoi sert ce traitement ?

Le passage en classe permet de :

• Mettre à jour automatiquement les niveaux et classes des élèves réinscrits,

• Gérer les changements de cycle (ex. passage de 6e à 5e),

• Prendre en compte les cas de redoublement.

💡 À noter : seuls les élèves dont le statut est "Inscription acceptée" peuvent être pris en compte dans ce traitement.

Exemple : Un élève inscrit en 6e en 2023 passera automatiquement en 5e pour 2024, sauf si vous indiquez un redoublement.

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👉 Rendez-vous ensuite dans le menu Passage en classe pour effectuer l’opération.

• Toujours dans le module vie scolaire. Sélectionnez menu Passage en classe
  

• Sélectionnez ancienne classe → nouvelle classe → niveau
  

• Merci de sélectionner les bons choix dans les trois listes puis cochez les élèves que vous souhaitez changer leurs niveaux et classes 

  
  
  
  
  

🛑 Si un élève redouble, cochez "Redoublement : OUI"

• Les élèves changent automatiquement de classe/niveau

• Retournez dans le menu Élèves pour vérifier que les alertes rouges ont disparu

🔗 Comment effectuer le passage en classe ?

❓ FAQ – Questions fréquentes et erreurs à éviter

🔸 Je ne vois pas certains anciens élèves dans la nouvelle année scolaire, que faire ?

Vérifiez que la réinscription a bien été faite pour ces élèves et que leur année scolaire de fin précédente est bien renseignée. Seuls les élèves affectés à la nouvelle année scolaire apparaîtront dans la liste des élèves de la nouvelle année.

🔸 Que faire si un élève apparaît en rouge dans le menu "Élèves" ?

Cela signifie que le passage en classe n’a pas encore été effectué pour cet élève. Accédez au menu "Passage en classe" du module vie scolaire de la nouvelle année, sélectionnez les bons niveaux/classe, et validez.

🔸 Puis-je changer l’année scolaire par défaut en cours d’année ?

Non. Cela risquerait de perturber toutes les données en cours (notes, bulletins, inscriptions). Ne changez l’année scolaire par défaut que lorsque l’année précédente est totalement terminée (après les derniers conseils de classe).

🔸 Puis-je modifier manuellement les classes des anciens élèves ?

Non recommandé. Il faut utiliser le traitement "Passage en classe" qui gère automatiquement les niveaux, les redoublements et la cohérence des données.

🔸 Est-ce que je perds les données de l’année précédente ?

Non. MyScol conserve l’historique de toutes les années scolaires. Vous pouvez retrouver les bulletins, classes et informations passées en changeant manuellement l’année scolaire depuis le filtre en haut de page.

🔎 Articles complémentaires recommandés

Pour bien maîtriser la transition entre deux années scolaires :

• 🔧 Comment configurer MyScol pour la réinscription ?

• 🧍 Réinscrire un élève pour la nouvelle rentrée
  

• 📚 Comprendre le fonctionnement des inscriptions et réinscriptions
  

• 🔄 Changer la session d’un élève
  

• Comment accéder aux données d'une année scolaire / académique ?