Ce module est payant. Découvrez tous les détails ici : Module Signature Électronique

Grâce à son intégration avec les dossiers de stage, les inscriptions, la vie scolaire et les fiches utilisateurs, vous centralisez toutes vos démarches de signature dans un seul outil. Résultat : moins de tâches administratives, un suivi en temps réel et une expérience simplifiée pour vos apprenants, familles et partenaires. 

À qui s'adresse ce module ?

La Signature Électronique répond en priorité aux besoins des CFA, organismes de formation et établissements d'enseignement qui doivent faire signer un volume important de documents (contrats, conventions, autorisations) à des apprenants, familles, entreprises ou intervenants.

Où retrouver la Signature Électronique dans MyScol ?

Le module n'est pas un outil isolé : il est accessible depuis plusieurs espaces de la plateforme, ce qui évite de changer d'outil en cours de processus.

• Dossiers de stage : envoyez plusieurs documents à signer en une seule opération grâce aux actions en masse, idéal pour les campagnes de signature impliquant de nombreux apprenants.
• Vie scolaire et Inscriptions : lancez un processus de signature directement depuis ces interfaces.
• Fiche utilisateur : un onglet dédié affiche pour chaque personne les documents en attente, les documents signés et l'historique des signatures.

Étape 1 : Créer un modèle de document

Un modèle permet de préparer une trame de document que vous réutiliserez régulièrement, par exemple un contrat d'apprentissage, une convention de stage, une autorisation parentale, un document RH ou une attestation.

Créer un modèle

Utiliser les mots-clés dynamiques

Actions disponibles sur un modèle

• Modifier le modèle
• Télécharger le document
• Supprimer le modèle
  
• Générer un lien de signature publique

Étape 2 : Créer un document à signer

Deux méthodes sont possibles selon vos besoins.

Méthode 1 : à partir d'un modèle existant

Recommandée pour les documents récurrents.

Méthode 2 : import direct d'un document

Pour un besoin ponctuel, sans passer par un modèle.

Cette méthode est adaptée aux documents exceptionnels ou non récurrents.

Étape 3 : Envoyer le document pour signature

Une fois le brouillon prêt, envoyez-le. Chaque signataire reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé lui permettant de consulter et de signer le document.

Étape 4 : Suivre l'avancement des signatures

Le menu "Suivi des signatures" centralise l'ensemble des documents envoyés. Vous pouvez y visualiser :

• les documents en cours de signature
• les documents finalisés
• les documents expirés
• les signataires associés à chaque document

Pour chaque document, vous pouvez le télécharger, télécharger sa piste d'audit une fois signé.

Étape 5 : Consulter le tableau de bord

Le tableau de bord donne une vue d'ensemble de votre activité de signature :

• nombre de documents envoyés
• documents en cours de signature, signés ou expirés
• taux de signature et taux de consultation
• éventuels échecs de livraison d'e-mails
• documents arrivant prochainement à expiration
  

Étape 6 : Consulter le journal des activités

Le journal des activités centralise tous les événements liés à la Signature Électronique : créations de documents, envois pour signature, erreurs de configuration, adresses e-mail invalides, retours d'erreur du service de signature. Cette section est particulièrement utile pour diagnostiquer rapidement un problème.

Points importants

• Le lien de signature publique n'est disponible que pour les modèles contenant un seul rôle de signataire.
• Les documents importés en méthode directe doivent être au format PDF.
• La piste d'audit d'un document n'est téléchargeable qu'une fois toutes les signatures recueillies.
• Les actions en masse depuis les dossiers de stage font gagner un temps considérable lors des campagnes de signature.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le module Signature Électronique de MyScol ?

C'est un module payant qui permet de créer, envoyer, suivre et archiver des documents à signer électroniquement, directement depuis la plateforme MyScol.

Comment créer un modèle de document réutilisable ?

Depuis le module Signature Électronique, ouvrez Modèles de documents, cliquez sur Ajouter un modèle, importez votre document, définissez les rôles signataires et positionnez les champs de signature.

Qui reçoit le document une fois envoyé pour signature ?

Chaque signataire défini sur le document reçoit un e-mail avec un lien sécurisé lui permettant de consulter et signer le document en ligne.

Comment suivre l'avancement d'une signature ?

Le menu Suivi des signatures affiche l'état de chaque document : en cours, terminé ou expiré, ainsi que les signataires associés.

Le lien de signature publique fonctionne-t-il pour tous les modèles ?

Non. Il n'est disponible que pour les modèles ne comportant qu'un seul rôle de signataire.

En résumé

Avec la Signature Électronique, vous pouvez créer des modèles intelligents, personnaliser automatiquement vos documents grâce aux mots-clés dynamiques, envoyer des documents à signer en quelques clics, lancer des campagnes de signature depuis vos dossiers de stage, suivre l'avancement en temps réel et retrouver facilement tous les documents associés à un utilisateur.

Pour toute question, contactez notre équipe support à l'adresse support@myscol.com.