Comment créer un modèle de document ( certificat de scolarité, attestation de formation ) ?
Étapes pour créer un modèle de document
- Depuis le menu principal, cliquez sur le module Communication.
- Dans le sous-menu, sélectionnez Modèle E-Mailing/SMS.
- Cliquez sur le lien Ajouter un modèle.
- Renseignez les informations du modèle : nom du modèle, type de document, et contenu.
- Utilisez les variables de publipostage disponibles pour personnaliser automatiquement chaque document (nom de l'élève, formation, date, etc.).
- Enregistrez le modèle en cliquant sur Valider ou Enregistrer.
Points importants
- Un modèle créé est réutilisable pour tous les élèves ou groupes concernés.
- Les variables de publipostage permettent de générer des documents individualisés sans saisie manuelle.
- Pensez à nommer vos modèles de façon explicite (ex. : "Certificat de scolarité 2024-2025") pour les retrouver facilement.
- Ce module est accessible uniquement aux utilisateurs disposant des droits de gestion de la communication.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un modèle de document et un modèle d'e-mail ?
Un modèle de document génère un fichier imprimable (certificat, attestation), tandis qu'un modèle d'e-mail est utilisé pour l'envoi de messages électroniques aux familles ou élèves. Les deux sont accessibles depuis le module Communication.
Peut-on modifier un modèle de document après sa création ?
Oui. Rendez-vous dans Communication > Modèle E-Mailing/SMS, recherchez le modèle concerné et cliquez sur l'icône de modification.
Comment insérer le nom de l'élève automatiquement dans le document ?
Utilisez les variables de publipostage disponibles dans l'éditeur de modèle. Ces variables sont remplacées automatiquement par les données de chaque élève au moment de la génération du document.
Combien de modèles de documents peut-on créer ?
Il n'y a pas de limite au nombre de modèles. Vous pouvez en créer autant que nécessaire selon vos types de documents et vos formations.
Ce module est-il accessible à tous les utilisateurs MyScol ?
L'accès dépend des droits attribués à votre profil utilisateur.
Si le module Communication n'est pas visible, contactez votre administrateur MyScol.
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