Afin de faciliter la gestion des inscriptions, des sessions de formation, des absences et des données pédagogiques, MyScol permet d’organiser les formations de différentes manières, selon le fonctionnement de votre établissement et vos besoins de gestion.
Cet article vous présente la structure des formations dans MyScol ainsi que deux méthodes d’organisation, avec leurs avantages et leurs points de vigilance, afin de vous aider à choisir la configuration la plus adaptée à votre centre de formation.
Dans MyScol, toute formation s'organise selon 3 niveaux imbriqués :
| Niveau | Nom dans MyScol | Description | Exemples |
|---|---|---|---|
| 1 | Année | Cadre administratif et comptable. Sert à organiser les inscriptions, gérer la facturation et produire des reportings. | 2025, 2026 |
| 2 | Formation (= Niveau de classe) | Le catalogue de formations. Représente ce qu'on enseigne, indépendamment du calendrier. | Développement PHP, Formation Coiffure |
| 3 | Session (= Classe / cohorte) | Une cohorte précise d'apprenants pour une formation donnée, avec ses propres dates de début et de fin. | PHP — Session Janvier 26 à Octobre 26 PHP — Session Mai 26 à Mars 27 |
À retenir : dans MyScol, la Formation correspond au niveau de classe et la Session correspond à la classe.
Contrairement aux établissements scolaires classiques (rentrée septembre – sortie juin), les centres de formation font tourner plusieurs formations en parallèle sur l'année civile, avec des sessions qui peuvent chevaucher deux années calendaires.
MyScol propose deux approches pour gérer cette réalité.
Vous créez une seule année calée sur l'année civile (ou exercice comptable), et vous distinguez vos formations via le nom des sessions de formation (classes).
Configuration :
✅ Avantages :
❌ Point de vigilance :
Pour les formations qui s’étendent sur plusieurs années administratives, il est important de renseigner correctement l’année de début et l’année de fin de scolarité des apprenants concernés.
Par exemple, pour une formation PHP qui se déroule de mai 2026 à mars 2027, il faudra renseigner :
Année de début de scolarité : 2026
Année de fin de scolarité : 2027
Cela permet de tenir compte de la durée réelle de la formation dans le suivi des apprenants.
Vous créez une année académique par formation, calée exactement sur les dates réelles de chaque formation.
Configuration :
✅ Avantages :
❌ Inconvénients :
| Critère | Méthode 2 ✅ (recommandée) | Méthode 1 (alternative) |
|---|---|---|
| Nombre de sessions à gérer | 1 année active | 1 par formation |
| Distinction des sessions de formation | Par nom de classe (session de formation) | Par année académique |
| Facturation / reporting | Sur année civile | Par formation |
| Sessions à cheval sur 2 ans | Session de formation à recréer dans l'année suivante | Géré nativement par les dates libres |
| Simplicité au quotidien | Élevée | Moyenne |
💡 Besoin d'aide pour configurer ? Notre équipe support est disponible pour vous accompagner dans la mise en place de l'une ou l'autre méthode. N'hésitez pas à ouvrir un ticket ou à nous contacter pour une session de partage d'écran.