Comment générer des documents PDF en masse pour les enseignants ?
Introduction
La génération de documents PDF en masse vous permet de produire des documents officiels pour plusieurs enseignants en une seule opération, directement depuis le module Ressources humaines de MyScol. Cela vous évite de générer chaque document un par un et simplifie la gestion administrative de votre établissement.
A l'issue de ces étapes, vous obtiendrez un ou plusieurs fichiers PDF prêts à être utilisés, basés sur un modèle personnalisé.
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir configuré au moins un modèle PDF destiné aux enseignants dans le menu Modèle E-mailing/SMS.
Si ce n'est pas encore fait, consultez l'article : Comment créer un template ou modèle d'email ou emailing ?
Étapes pour générer des PDF en masse
Étape 1 - Accéder au module Ressources humaines
Depuis le menu principal de MyScol, cliquez sur le module Ressources humaines.
Étape 2 - Ouvrir la liste des enseignants
Dans le menu de gauche, cliquez sur Enseignants pour afficher la liste complète.
Étape 3 - Sélectionner les enseignants
Cochez les enseignants pour lesquels vous souhaitez générer un document PDF. Deux options s'offrent à vous :
- Cocher les enseignants un par un
- Utiliser la case à cocher en haut du tableau pour tous les sélectionner en une fois
Étape 4 - Lancer l'action de génération
Dans la liste des actions disponibles, sélectionnez Générer un document PDF.
Étape 5 - Choisir le modèle PDF
Une fenêtre s'affiche. Sélectionnez le modèle PDF que vous souhaitez utiliser pour la génération.
Étape 6 - Valider la génération
Cliquez sur le bouton Valider. MyScol génère automatiquement les documents PDF pour tous les enseignants sélectionnés.
Points importants
- Si aucun modèle n'apparait dans la liste, c'est qu'aucun modèle PDF destiné aux enseignants n'a encore été créé. Commencez par en configurer un dans le menu Modèle E-mailing/SMS.
- La sélection globale via la case en haut du tableau s'applique uniquement aux enseignants visibles sur la page en cours. Si votre liste est paginée, pensez à vérifier les autres pages.
- Les documents générés sont basés sur les informations enregistrées dans le profil de chaque enseignant. Assurez-vous que les données sont à jour avant de lancer la génération.
Questions fréquentes
Pourquoi la liste des modèles est-elle vide ?
Cela signifie qu'aucun modèle PDF n'a été créé pour les enseignants. Vous devez d'abord en configurer un depuis le menu Modèle E-mailing/SMS. Consultez l'article : Comment créer un template ou modèle d'email ou emailing ?
Peut-on générer des PDF pour un seul enseignant ?
Oui. Il suffit de cocher uniquement l'enseignant concerné à l'étape 3, puis de suivre les étapes suivantes normalement.
Est-il possible de générer des PDF pour tous les enseignants en une seule fois ?
Oui. Utilisez la case à cocher située en haut du tableau pour sélectionner tous les enseignants affichés, puis lancez la génération.
Peut-on personnaliser l'en-tête et le pied de page des PDF générés ?
Oui. La personnalisation de l'en-tête et du pied de page se fait au niveau du modèle PDF. Consultez l'article : ❓ Comment personnaliser l’en-tête et le pied de page d’un document PDF ?
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