Comment créer une catégorie ou une sous-catégorie de dépense ou d’encaissement ?

Comment créer une catégorie ou une sous-catégorie de dépense ou d’encaissement ?

Dans MyScol, chaque dépense ou encaissement doit être classé dans une catégorie (et éventuellement une sous-catégorie). Ce paramétrage est indispensable avant de pouvoir saisir des opérations financières. Une fois vos catégories créées, elles seront disponibles dans tous vos formulaires de saisie comptable.

Accéder aux catégories financières

  1. Cliquez sur le module Gestion de finance dans le menu principal.
  1. Cliquez sur le menu Catégories.
  2. Sélectionnez le sous-menu correspondant à votre besoin :
    • Catégories de dépenses — pour les sorties d'argent (fournitures, charges, etc.)
    • Catégories d'encaissements — pour les entrées d'argent (frais de scolarité, subventions, etc.)

Créer une catégorie

  1. Saisissez un libellé pour la catégorie (exemple : "Fournitures scolaires").
  2. Renseignez le compte comptable associé si vous le connaissez. Sinon, choisissez un compte de votre choix.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter la catégorie pour valider.

Créer une sous-catégorie

Deux méthodes sont disponibles pour ajouter une sous-catégorie :

  • Passez par le sous-menu dédié aux sous-catégories dans le menu Catégories.
  • Ou cliquez directement sur le bouton + situé à droite de la catégorie concernée.

Remplissez ensuite le libellé et le compte comptable, puis cliquez sur Ajouter une sous-catégorie.

Points importants

  • Les catégories et sous-catégories sont distinctes pour les dépenses et les encaissements. Vérifiez que vous êtes dans le bon sous-menu avant de créer.
  • Si vous ne connaissez pas le numéro de compte comptable, vous pouvez en saisir un temporaire et le modifier ultérieurement.
  • Une sous-catégorie est toujours rattachée à une catégorie parente. Elle ne peut pas exister seule.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une catégorie et une sous-catégorie ?

Une catégorie est un regroupement principal (exemple : "Charges de fonctionnement"). Une sous-catégorie permet d'affiner la classification à l'intérieur de cette catégorie (exemple : "Electricité", "Eau", "Internet").

Est-il obligatoire de renseigner un compte comptable ?

Non, ce champ n'est pas bloquant. Vous pouvez saisir un compte de votre choix si vous ne connaissez pas le numéro exact. Il est possible de le modifier par la suite.

Peut-on créer des catégories de dépenses et d'encaissements en même temps ?

Non, les deux types sont gérés séparément. Vous devez sélectionner le bon sous-menu selon ce que vous souhaitez créer : dépenses d'un côté, encaissements de l'autre.

Comment modifier ou supprimer une catégorie existante ?

Depuis le menu Catégories, cliquez sur la catégorie concernée pour accéder aux options de modification ou de suppression. Attention : supprimer une catégorie utilisée dans des saisies existantes peut affecter vos rapports financiers.

Peut-on créer une sous-catégorie sans catégorie parente ?

Non. Une sous-catégorie doit obligatoirement être rattachée à une catégorie existante. Créez d'abord la catégorie parente, puis ajoutez vos sous-catégories.