Gestion des bibliothèques et matériels

Ce guide vous explique comment gérer les matériels (ajout, modification et suivi) dans MyScol. Il est destiné aux équipes administratives afin de faciliter l’organisation et le suivi des équipements au sein de l’établissement.

Étapes :

A. Accéder à la gestion des bibliothèques et matériels

Connectez-vous à votre espace MyScol. Dans le menu principal, accédez au module "Bibliothèques et matériels"

Vous trouverez quatre menus principaux :

Tous les utilisateurs de cette plateforme peuvent réserver des matériels sauf les financiers, les responsables de cantine et les tuteurs.

B. Menu : Liste du matériel

Ce menu permet de gérer tous les équipements.

Ajouter un matériel

Cliquez sur "Ajouter un matériel".

1. Créez si besoin des catégories et emplacements (1).

2. Renseignez la quantité (2).

3.  Ajoutez une image si souhaité (3).

4. Activez l’option pour rendre le matériel visible et empruntable par les parents/élèves (4).

Comprendre les quantités et l’état

a. État du matériel ajouté

1. L’état indique si le matériel est prêtable ou non.

b. Informations sur les quantités

1. La quantité totale = quantité disponible + quantité endommagée.
2. Seule la quantité disponible peut être prêtée.
3. Les quantités endommagées peuvent être réparées après par l'admin.

c. Actions disponibles

1. Afficher : voir les détails du matériel

2. Modifier : changer les informations ou la visibilité

3. Réparer : déclarer une quantité réparée

4. Supprimer : supprimer le matériel

5. Prêter : prêter le matériel à un utilisateur

 

Réparer un matériel :

Saisissez la quantité à réparer, puis validez.

Prêter un matériel:

Lors du prêt, la liste des classes permet de filtrer les élèves, parents et enseignants concernés.

Une fois le matériel prêté, vous êtes automatiquement redirigé vers le menu « Historique du matériel ».

C. Menu : Historique du matériel

Ce menu permet de suivre tous les prêts.

1. Filtrer les emprunts 

1. Par classe, date ou état 
   

2. Informations sur l'état

1. La colonne État indique si le matériel est retourné en bon état ou endommagé 
   

3. Actions disponibles (Éditer, enregistrer le retour) 

Éditer :

1. Avant le retour : modifier les dates et remarques

1. Après le retour : modifier l’état, la date ou la remarque

Enregistrer le retour :

1. Indiquer la quantité retournée
2. Préciser l’état du matériel

À noter :

1. Lors du retour des matériels, indiquez le nombre total de matériels retournés, en incluant ceux qui sont endommagés. Pensez également à préciser leur état afin d’avoir une vision plus claire.
2. Si un ou plusieurs matériels sont endommagés, augmentez uniquement la quantité de matériels endommagés, sans modifier la quantité totale retournée.
3. Il est possible d’effectuer le retour des matériels en plusieurs fois. Par exemple : retourner 2 matériels sur 5 aujourd’hui, puis les 3 restants ultérieurement.
   

D. Menu : Liste des réservations

Ce menu affiche toutes les réservations effectuées par les utilisateurs.

Informations disponibles

1. Nombre de matériels demandés vs disponibles

2. Classes concernées

3. Le prêteur (personne ayant traité la demande)

4. L’état de la réservation :

      a. En attente de confirmation
      b. Réservation acceptée
      c. Archivée
      d. Réservation refusée

5. Actions disponibles

      a. Afficher les détails
      b. Répondre (accepter / refuser)

      c. Prêter le matériel (redirige vers l’historique)

Répondre :

E. Menu : Emplacements

Ce menu permet de créer des emplacements.

Astuce
Organisez vos matériels avec des catégories claires (ex : Informatique, Sport, Sciences) pour faciliter la gestion et la recherche.

Important

1. La suppression d’un matériel est définitive.
2. Vérifiez toujours que le matériel n’est plus utilisé avant de le supprimer.
   

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