Introduction

Cette fonctionnalité permet aux familles de choisir elles-mêmes la classe de leur enfant lors de la réinscription, dans le respect des quotas de places définis par l'établissement. Une fois les réinscriptions finalisées, l'administration valide le passage en classe pour l'année suivante.

Le processus implique trois acteurs dans cet ordre : l'administration prépare les niveaux et les quotas, les familles confirment la réinscription et choisissent la classe, puis l'administration valide le passage en classe.

A la fin du processus, chaque élève réinscrit est affecté à un niveau et à une classe pour l'année à venir.

Pour qui cette option ?

Cette option est adaptée aux établissements qui souhaitent laisser les familles choisir elles-mêmes la classe de leur enfant lors de la réinscription. Elle convient notamment aux :

• associations proposant des cours (langues, musique, arts, sports, etc.)
• établissements scolaires souhaitant déléguer le choix de classe aux familles

Elle ne convient pas à un fonctionnement scolaire classique où l'administration affecte les élèves en classe sans consultation des familles.

Cette option doit être activée par le support MyScol. Elle n'est pas disponible par défaut.

Prérequis : les options nécessaires doivent avoir été activées par le support MyScol avant de démarrer. Et bien lire puis suivre ce guide étape par étape.

Étape 1 : Préparation côté administration

1.1 Paramétrer les niveaux supérieurs

Configurez le niveau supérieur pour chaque niveau existant dans votre établissement. Cela permet d'attribuer automatiquement le bon niveau aux élèves lors de la réinscription.
Voici l'article qui peut vous aider : Comment configurer le niveau supérieur d'une classe ?

1.2 Définir les quotas de places

Configurez les quotas de places par niveau et/ou par classe.

Pour vous aider : Comment configurer les quotas de places par niveaux et/ou par classes ?
Niveau :

Classe : 

Si le quota d'un niveau ou d'une classe est atteint et que vous réinscrivez un élève, celui-ci restera sans niveau ni classe.

Étape 2 : Affectation du niveau supérieur aux élèves (pré-réinscription)

Cette étape consiste à attribuer le niveau de l'année suivante aux élèves, sans encore les réinscrire définitivement.

1. Accédez au menu Élèves du module Gestion d'inscription
2. Sélectionnez les élèves concernés
3. Cliquez sur Options
4. Dans le bloc Actions, choisissez Réinscription
5. Sélectionnez l'année de réinscription

Cette action n'est pas une réinscription définitive. Elle attribue uniquement le niveau supérieur à l'élève afin le parent ou étudiant puisse choisir la bonne classe lors de la réinscription.
La réinscription réelle doit être effectuée depuis le portail parent ou étudiant, afin que le parent ou l'étudiant puisse choisir la bonne classe.

Cas des élèves redoublants

Comme le système attribue automatiquement le niveau supérieur pour les élèves sélectionnés, s'il y a des élèves redoublons, il faut faire cette manipulation supplémentaire. Commencer par basculer sur l'année de réinscription (ex : 2026-2027) :

1. Sélectionnez les élèves redoublants
2. Utilisez l'action en masse Changer niveau de classe
3. Si nécessaire, utilisez Changer de classe pour leur attribuer une classe

Étape 3 : Réinscription côté parent ou élève

Après que l'établissement a informé l'ouverture de réinscription par le canal désiré ( emailing, whatsapp ). Pensez à bien configurer les données avant l'ouverture de réinscription si ce n'est pas déjà fait
Le parent ou l'étudiant accède à son portail pour finaliser la réinscription.

1. Le parent clique sur Confirmer la réinscription pour l'année concernée
2. Tant que la classe n'est pas choisie, le bouton reste affiché

Après confirmation :

• Le parent est redirigé vers le formulaire de choix de classe
• Un bloc d'information affiche les classes dont le quota est atteint
• Si une classe est complète, une alerte s'affiche lors de la sélection

Étape 4 : Passage en classe (côté administration)

A la fin de l'année scolaire, après le conseil de classe et la clôture des réinscriptions, l'administration valide le passage en classe.

4.1 Préparation

1. Définissez l'année prochaine comme année par défaut
2. Accédez au module Vie scolaire > Passage en classe

4.2 Passage automatique

1. Sélectionnez l'option Passage en classe automatique (basé sur les réinscriptions reçues)

Vous verrez alors :

• La liste des élèves ayant finalisé leur réinscription
• Le niveau, la classe et la section choisis par chacun
• Les élèves redoublants

4.3 Validation

1. Vérifiez les données affichées
2. Sélectionnez les élèves concernés
3. Cliquez sur Valider le passage automatique

Points importants à retenir

• L'affectation du niveau supérieur par l'administration n'est pas une réinscription définitive.
• La réinscription n'est validée que lorsque le parent ou l'élève confirme le choix de classe depuis le portail.
• Si un quota est dépassé, l'élève ne sera rattaché ni à un niveau ni à une classe.
• Le passage en classe automatique ne peut se faire qu'après la clôture des réinscriptions.

FAQ

Quelle est la différence entre la pré-réinscription et la réinscription définitive ?

La pré-réinscription est une action administrative qui attribue le niveau supérieur à l'élève. La réinscription définitive est confirmée par le parent ou l'élève depuis le portail, lorsqu'il choisit la classe.

Que se passe-t-il si le quota d'une classe est atteint ?

Une alerte s'affiche lors du choix de la classe par le parent. Si un élève est réinscrit malgré un quota atteint, il reste sans niveau ni classe et doit être affecté manuellement.

Comment gérer les élèves redoublants ?

Les élèves redoublants doivent être traités séparément. Utilisez l'action en masse Changer niveau de classe pour leur attribuer le même niveau, puis Changer de classe si nécessaire.

Quand doit-on lancer le passage en classe automatique ?

Le passage en classe automatique doit être lancé à la fin de l'année scolaire, après le conseil de classe et une fois toutes les réinscriptions finalisées.

Faut-il contacter le support avant de démarrer ?

Oui. Les options liées aux quotas et aux réinscriptions doivent être activées par le support MyScol avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité.

En résumé : Qui fait quoi et dans quel ordre ?

Ce processus en plusieurs étapes permet à votre établissement de gérer les réinscriptions de manière organisée, en respectant les capacités de chaque classe.

Avant la réinscription — A faire par l'administration

• Activer l'option en contactant le support MyScol ( à faire 1 fois )
• Définir les niveaux supérieurs
• Configurer les quotas par niveau et/ou par classe
• Affecter les niveaux supérieurs aux élèves (pré-réinscription)
• Gérer les redoublants séparément
  
• Configurer date ouverture inscription/réinscription
  
• Informer la famille pour demander d'effectuer la réinscription

Pendant la réinscription — Famille (parent ou étudiant)

• Se connecter au portail puis cliquez sur le module "Suivi Inscription"
• Confirmer la réinscription pour l'année concernée
• Choisir la classe parmi celles disponibles (selon quotas)

Après la réinscription — A faire par l'administration en fin d'année scolaire

• Définir l'année suivante comme année par défaut
• Accéder au module Vie scolaire > Passage en classe
• Vérifier les données du passage automatique
• Valider le passage en classe pour les élèves concernés