Comment compléter le fichier CSV selon le type d’import souhaité (Importation élèves et /ou parents) ?

Comment compléter le fichier CSV selon le type d’import souhaité (Importation élèves et /ou parents) ?

Selon la configuration de votre établissement, les informations à renseigner dans le fichier CSV peuvent varier. Ce guide vous aidera à remplir correctement les colonnes en fonction du type d’import et de la typologie de votre structure.

Deux cas de figure sont à distinguer :

  1. Écoles du premier et du second degré

  2. Enseignement supérieur / CFA (Centre de Formation des Apprentis) 

Vous trouverez ci-dessous des explications sur la manière de compléter le fichier, ainsi que des tableaux récapitulatifs précisant, pour chaque type d’import, les colonnes à renseigner et leur caractère obligatoire, facultatif ou recommandé.

1. Écoles du premier et du second degré

📸 Capture d’écran du modèle d’import utilisé lorsque le menu "Familles/Parents" est activé:




L’import de données vous permet de créer rapidement les fiches des élèves et des représentants légaux (parents). Selon votre besoin, vous pouvez importer :

  • des élèves avec leurs parents,

  • uniquement des élèves,

  • uniquement des parents.

Voici les règles à suivre pour chaque cas :

👨‍👩‍👧 Importer des élèves avec leurs parents

Pour créer un élève accompagné de ses parents :

  • Remplissez toutes les colonnes concernant l’élève (eleve_nom, eleve_prenom, etc.).

  • Renseignez également les colonnes relatives au représentant (representant1_nom, representant1_prenom, representant1_email, etc.).

✅ Conseil : si vous avez deux représentants, vous pouvez remplir aussi les colonnes representant2_nom, representant2_prenom, etc.

👧 Importer uniquement les élèves

Vous pouvez importer un élève seul (par exemple, un étudiant adulte sans représentant).

  • Ne renseignez aucune des colonnes liées aux représentants (representant1_nom, representant1_prenom, etc.).

  • Par contre, il est obligatoire d’indiquer une adresse email dans la colonne representant1_email.
    Cette adresse servira à créer un compte pour l’élève, qui sera considéré comme adulte.

🧑‍💼 Importer uniquement les parents

Il est possible d’importer des représentants seuls, sans élève associé (utile si les comptes parent doivent être créés avant l’inscription de l’enfant).

  • Ne remplissez aucune des colonnes élèves (eleve_nom, eleve_prenom, etc.).

  • Renseignez uniquement les colonnes représentant (representant1_nom, representant1_prenom, representant1_email, etc.).

✅ Les parents importés seront visibles dans la liste des représentants, même sans élève lié.


Info
✅ Bon à savoir

L’importation ne permet pas de créer simultanément deux identifiants distincts (un pour l’élève et un pour son parent). Vous devez choisir l’un des deux scénarios suivants :

  • Importer uniquement les données des élèves : seuls les comptes élèves seront créés.

  • Importer les informations des parents (représentants) avec celles des enfants : seuls les comptes parents seront créés.

Si vous souhaitez que chaque élève et chaque parent dispose de son propre identifiant, vous devrez procéder à des actions manuelles après l'importation.

Tableau de correspondance

Nom de la colonne
Description
Elève + Parent
Elève seul (adulte)
Parent seul
 representant1_nom
 Nom de famille du premier représentant
✅
⛔
✅
 representant1_prenom
 Prénom du premier représentant
✅
⛔
✅
 representant1_email
 Email du premier représentant
✅⭐
✅
 representant1_adresse
 Adresse du premier représentant
✅
⭐
✅
 representant1_ville
 Ville du premier représentant
🟨
🟨
🟨
 representant1_cp
 CP du premier représentant
🟨
🟨
🟨
 representant1_pays
 Pays du premier représentant
🟨
🟨
🟨
 representant1_mobile
 Numéro de téléphone du premier représentant
🟦🟦🟦
 representant2_type
 Types de responsables (mère, père,...)
🟨
⛔
🟨
 representant2_nom
 Nom de famille du second représentant
🟨
⛔
🟨
 representant2_prenom
 Prénom du second représentant
🟨
⛔
🟨
 representant2_email
 Email du second représentant
🟨
⛔
🟨
 representant2_mobile
 Numéro de téléphone du second représentant
🟨
⛔
🟨
 eleve_nom
 Nom de famille de l'élève
✅
✅
⛔
 eleve_prenom
 Prénom de l'élève
✅
✅
⛔
 eleve_classe
 Classe de l'élève
🟦🟦
⛔
 eleve_niveau_classe
 Niveau de classe de l'élève
🟦🟦
⛔
 eleve_section
 Section de l'élève
🟨
🟨
⛔
 eleve_date_naissance
 Date de naissance de l'élève
(Format aaaa- mm-jj)
🟨
🟨
⛔
 eleve_genre
 Genre de l'élève
🟨
🟨
⛔
 eleve_matricule
 Matricule de l'élève
🟨

🟨
⛔
Inscription_acceptee
 Etat de l'élève
🟨
🟨
⛔
 reference_client
Référence de l'élève🟨
🟨
⛔


2. Enseignement supérieur / CFA (Centre de Formation des Apprentis)

📸  Capture d’écran du modèle d’import utilisé lorsque le menu "Familles/Parents" est désactivé :



Tableau de correspondance

Nom de la colonne
Description
Obligation
eleve_nom
Nom de l'étudiant
✅
eleve_prenom
Prénom de l'étudiant
✅
eleve_email
Email de l'étudiant
✅
eleve_adresse
Adresse de l'étudiant
🟨
eleve_ville
Ville de l'étudiant
🟨
eleve_cp
Cp de l'étudiant
🟨
eleve_pays
Pays de l'étudiant
🟨
eleve_mobile
Numéro de téléphone de l'étudiant
🟦
eleve_classe
Classe de l'étudiant
🟦
eleve_niveau_classe 
Niveau de classe de l'étudiant
🟦
eleve_section
Section de l'étudiant
🟨
eleve_date_naissance
Date de naissance de l'étudiant
🟨
eleve_genre
Genre de l'étudiant
🟨
eleve_matricule
Matricule de l'étudiant
🟨
Inscription_acceptee
Etat de l'étudiant
🟨
reference_client
Référence
🟨


Légendes :
  • 🟩 Obligatoire
  • 🟨 Facultatif
  • ⛔ À ne pas remplir
  • ⭐ Obligatoire uniquement si vous voulez créer un compte élève adulte
  • 🟦 Recommandé