Comment activer la facturation automatique pour la préinscription ?
En suivant les étapes ci-dessous, la facture sera créée automatiquement à chaque nouvelle préinscription, sans intervention de votre part.
Étapes de configuration
Étape 1 : Créer un modèle de facture
- Accédez au module Gestion de finance.
- Cliquez sur le menu Facture, puis sur le lien Ajouter un modèle.
- Renseignez les champs obligatoires, puis cliquez sur Valider.
- Ajoutez les prestations souhaitées, voir le guide : Comment ajouter une prestation.
- Votre modèle est créé. Notez son numéro de modèle : vous en aurez besoin à l'étape suivante.
Étape 2 : Activer la facturation automatique dans les paramètres
- Accédez au module Paramètres.
- Cliquez sur le menu Configuration.
- Sélectionnez l'onglet Préinscription.
- Dans la zone de recherche, tapez le mot facture.
- Configurez les options affichées de la façon suivante :
- Option 1 : saisissez le numéro du modèle de facture que vous venez de créer. Si ce champ est vide ou contient la valeur 0, la facturation automatique reste désactivée.
- Option 2 : rédigez le message qui sera affiché au parent ou à l'étudiant une fois la facture payée.
- Option 3 : cette valeur doit être égale à 0 pour que la facturation automatique soit active.
Points importants
La facturation automatique ne se déclenche que si les deux conditions suivantes sont réunies :
- Option 1 contient un numéro de modèle de facture valide (différent de 0 ou vide).
- Option 3 est égale à 0 (cas non traité).
Si l'une de ces conditions n'est pas respectée, aucune facture ne sera générée automatiquement lors des préinscriptions.
Questions fréquentes
La facturation automatique s'applique-t-elle à toutes les préinscriptions ?
Oui. Une fois activée, une facture est générée automatiquement pour chaque nouvelle candidature soumise par un parent ou un étudiant, sans exception.
Que se passe-t-il si l'option 1 est vide ou contient la valeur 0 ?
La facturation automatique est désactivée. Aucune facture ne sera créée lors des préinscriptions tant qu'un numéro de modèle valide n'est pas renseigné.
Peut-on personnaliser le message affiché après le paiement ?
Oui. L'option 2 vous permet de rédiger librement le message que verront les parents ou étudiants une fois leur facture réglée.
Comment retrouver le numéro de mon modèle de facture ?
Le numéro est visible dans la liste des modèles, accessible depuis le module Gestion de finance via le menu Facture. Il s'affiche dans la colonne identifiant de chaque modèle.
La facturation automatique fonctionne-t-elle si l'option 3 n'est pas à 0 ?
Non. L'option 3 doit impérativement être égale à 0 pour que le système génère les factures automatiquement. Une valeur différente désactive cette fonctionnalité.
Une fois ces deux options correctement configurées, MyScol prend en charge la création des factures sans aucune action manuelle de votre équipe. Si la facturation ne se déclenche pas, vérifiez en priorité les valeurs des options 1 et 3.
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