Étapes pour ajouter et partager des documents

Étape 1 - Accéder au module Documents

Depuis le menu principal, cliquez sur l'icône ou le menu Documents.

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Étape 2 - Créer un dossier

Avant d'ajouter un document, vous devez créer un dossier pour l'organiser.

• Cliquez sur le bouton de création de dossier.
• Donnez un nom à votre dossier.
• Validez pour le créer.

Cliquez ensuite sur le dossier que vous venez de créer pour y ajouter des documents ou des liens.

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Étape 3 - Ajouter un document

• Ouvrez le dossier concerné.
• Cliquez sur Ajouter un document.
• Renseignez les champs obligatoires (titre, fichier, catégorie...).
• Cliquez sur Ajouter pour valider.

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Étape 4 - Ajouter un lien

• Depuis le même dossier, cliquez sur Ajouter un lien.
• Remplissez les champs obligatoires (titre, URL...).
• Cliquez sur Insérer pour valider.

Remarque : Les catégories et étiquettes se configurent dans le module Paramètres. Vous devez les créer avant de pouvoir les sélectionner lors de l'ajout d'un document.

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Étape 5 - Changer l'affichage des documents

Vous pouvez basculer entre deux modes d'affichage selon vos préférences.

• Mode icône : affichage visuel sous forme de vignettes.
• Mode tableau : affichage sous forme de liste détaillée.

Mode icône :

Mode tableau :

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Étape 6 - Partager et gérer un document

Sur chaque document, cinq actions sont disponibles via les icônes d'action.

• Icône 1 - Détails : consulter les informations du document.

• Icône 2 - Modifier : mettre à jour les informations d'un document ou d'un lien.

• Icône 3 - Partager : choisir les profils (élèves, parents, collaborateurs) avec lesquels partager le document, puis cliquer sur Partager.

Point important : Le tableau affiché au-dessus de la liste vous indique les profils avec lesquels le document a déjà été partagé.

Attention : Un nouveau partage remplace automatiquement l'ancien. Les profils non sélectionnés perdront l'accès au document.

Option "Autoriser l'ajout dans le dossier partagé" : Si vous activez cette option, les collaborateurs (élèves ou parents) peuvent déposer eux-mêmes des documents dans le dossier partagé.

• Icône 4 - Déplacer : déplacer un document ou un dossier vers un autre emplacement. Cliquez sur l'icône, sélectionnez le dossier ou sous-dossier de destination dans le menu déroulant, puis cliquez sur valider.
  
  
  
• Icône 5 - Supprimer : supprimer un document ou un dossier. Si le document a déjà été partagé, une icône spécifique apparaît pour vous en avertir.
  

Étape 7 - Filtrer par catégorie

Le tableau des catégories vous permet de visualiser l'ensemble des catégories disponibles. Cliquez sur un nom de catégorie pour afficher uniquement les documents correspondants.

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Points importants

• Un document doit toujours être placé dans un dossier. Créez le dossier en premier.
• Les catégories et étiquettes doivent être créées au préalable dans le module Paramètres.
• Un nouveau partage remplace l'ancien : vérifiez bien la liste des profils avant de valider.
• L'option de dépôt collaboratif doit être activée consciemment, car elle donne des droits d'écriture aux élèves et parents.

Questions fréquentes

Comment partager un document avec un élève ou un parent ?

Ouvrez le document concerné, cliquez sur l'icône de partage (icône 3), sélectionnez les profils souhaités et cliquez sur Partager. Le partage est immédiat.

Que se passe-t-il si je partage un document une deuxième fois ?

Le nouveau partage remplace entièrement l'ancien. Les profils qui n'ont pas été resélectionnés n'auront plus accès au document. Pensez à bien inclure tous les destinataires à chaque fois.

Puis-je ajouter un lien externe à la place d'un fichier ?

Oui. Dans le dossier, utilisez l'option Ajouter un lien pour partager une URL (vidéo, site web, ressource en ligne...) sans avoir à télécharger de fichier.

Où créer les catégories de documents ?

Les catégories se créent dans le module Paramètres de MyScol. Une fois créées, elles sont disponibles lors de l'ajout ou de la modification d'un document.

Les élèves peuvent-ils déposer des documents dans un dossier partagé ?

Oui, si vous activez l'option "Autoriser l'ajout dans le dossier partagé" lors du partage. Sans cette option, les élèves et parents peuvent uniquement consulter les documents.

Pour toute question, contactez le support MyScol depuis votre espace d'aide.