Dans le cadre du processus d’inscription des élèves, il est essentiel de centraliser et de vérifier l’ensemble des documents requis. Cette fonctionnalité permet à l’établissement de définir les documents obligatoires ou facultatifs, de suivre leur chargement par les familles et de s’assurer que chaque dossier est complet avant validation. Grâce à cette interface, les équipes administratives gagnent en efficacité et réduisent considérablement les relances et les erreurs.

1. Portail Administration

1.1 Vue globale

Cette vue permet de consulter l’état de l’ensemble des documents d’inscription pour tous les élèves. Vous y trouverez un aperçu clair des documents transmis, manquants ou en attente de validation.

1.2. Vue par document

Cette vue vous permet de gérer un document spécifique de manière groupée : vous pouvez accepter ou refuser ce document pour plusieurs élèves en une seule action.

1.3 Changement d'état du document en masse

Étapes :

1. Sélectionnez un document 

2. Cochez les élèves concernés

3. Choisissez un statut à appliquer

4. Validez l’action

👉 Si vous choisissez le statut « Refuser », un champ de saisie s’affiche. Veuillez y indiquer la raison du refus, puis validez votre action.

1.4 Traiter les documents individuellement

Pour chaque document, vous pouvez utiliser les deux icônes suivantes afin de gérer son statut :

✔: Accepter le document

❌: Refuser le document

👉 En cas de refus du document, un email sera automatiquement envoyé aux parents et aux élèves concernés.

1️⃣ Si le parent ou l’élève a déjà validé le formulaire d’inscription et qu’un document est ensuite refusé, l’état du dossier sera automatiquement changé en « incomplet ». Cela permet au parent d’accéder à nouveau au formulaire d’inscription pour télécharger un nouveau document.

2️⃣ Pour consulter la raison du refus, il vous suffit de survoler le document refusé avec la souris.

2. Portail parent / élève

Le parent peut consulter l’état des documents qu’il a téléchargés.