Comment créer et gérer un devis dans MyScol ?

Introduction

Le module Devis de MyScol vous permet de créer des devis libres ou basés sur des modèles, de les valider, de les envoyer par mail et de les convertir en factures. Ce guide vous explique chaque étape, de la création jusqu'à la facturation.

Étape 1 : Accéder au module Devis

1. Allez dans le module Gestion de finance.
2. Cliquez sur le menu Devis.

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Étape 2 : Créer un devis

Depuis la liste des devis, vous avez plusieurs options :

A - Créer un devis libre

Un devis libre n'est pas lié à un parent ou à un élève. Pour en créer un :

1. Cliquez sur le lien Ajouter un devis.
   
   
2. Renseignez les champs demandés.
3. Cliquez sur Valider.

B - Créer un devis depuis un modèle

Vous pouvez créer un modèle de devis contenant des prestations prédéfinies. Cela évite de ressaisir les mêmes prestations pour chaque nouveau devis. Il suffit de sélectionner le modèle lors de la création.

C - Filtres et traitements en masse

Cette zone vous permet de :

• Filtrer les devis par dates ou par mots-clés.
• Effectuer des actions en masse : fusion PDF, validation, annulation.

Pour une action en masse : sélectionnez les devis dans la liste (E), choisissez l'action dans (C), puis cliquez sur Valider.

D - Filtrer par type de devis

Utilisez ce filtre pour afficher soit les devis libres, soit les devis modèles.

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Étape 3 : Visualiser et modifier un devis

Dans la colonne Actions, cliquez sur le bouton Voir pour visualiser un devis.

Depuis cette vue, vous pouvez :

• a - Imprimer le devis.
• b - Générer un aperçu PDF.
• c - Modifier le devis.
• d - Dupliquer le devis.
• e - Valider le devis (les boutons f et g disparaissent après validation).
• f - Ajouter des prestations (disponible uniquement si le devis est en état Brouillon).
• g - Supprimer une prestation (disponible uniquement si le devis est en état Brouillon).

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Étape 4 : Valider un devis et accéder aux options avancées

Après avoir cliqué sur le bouton (e) Valider, quatre nouvelles options apparaissent :

1. Convertir en facture : transforme le devis en facture.
2. Remettre en brouillon ou annuler : permet de revenir en arrière ou d'annuler le devis.
3. Accepter ou décliner le devis : pour enregistrer la décision du client.
4. Envoyer par mail : envoie le devis directement au destinataire.

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Étape 5 : Convertir un devis en facture

Cliquez sur Convertir en facture. Une fois la conversion effectuée, un bouton Voir la liste des factures s'affiche, ainsi qu'une icône indiquant que le devis a bien été facturé.

Remarque : Vous pouvez créer plusieurs factures à partir d'un même devis en utilisant plusieurs fois le bouton Convertir en facture.

Points importants

• Les boutons Ajouter une prestation et Supprimer une prestation ne sont disponibles que lorsque le devis est en état Brouillon.
• Une fois un devis validé, il n'est plus possible de le modifier directement. Vous devez d'abord le remettre en brouillon.
• Utiliser des modèles de devis fait gagner du temps lorsque vous créez souvent les mêmes types de devis.
• Un même devis peut donner lieu à plusieurs factures.

FAQ - Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un devis libre et un devis modèle ?

Un devis libre est créé manuellement et n'est pas lié à un élève ou un parent. Un devis modèle contient des prestations prédéfinies que vous pouvez réutiliser pour créer rapidement de nouveaux devis sans ressaisir les informations.

Comment modifier un devis déjà validé ?

Un devis validé ne peut pas être modifié directement. Utilisez le bouton Remettre en brouillon pour le repasser en état modifiable, effectuez vos changements, puis validez-le à nouveau.

Comment convertir un devis en facture ?

Ouvrez le devis, validez-le si ce n'est pas encore fait, puis cliquez sur Convertir en facture. La facture est créée automatiquement et vous pouvez la retrouver via le bouton Voir la liste des factures.

Peut-on créer plusieurs factures à partir d'un seul devis ?

Oui. Vous pouvez utiliser plusieurs fois le bouton Convertir en facture sur un même devis pour générer plusieurs factures distinctes.

Comment envoyer un devis par mail à un parent ou à un client ?

Après avoir validé le devis, cliquez sur le bouton Envoyer par mail. Le devis est envoyé directement depuis MyScol au destinataire concerné.

Conclusion

La gestion des devis dans MyScol couvre tout le cycle, de la création jusqu'à la facturation. En utilisant les modèles de devis et les actions en masse, vous gagnez du temps et réduisez les erreurs de saisie. Si vous rencontrez un problème, contactez le support MyScol.