Comment calculer les absences des élèves par demi-journée ?
Les deux modes de calcul disponibles
Mode 1 : Calcul basé sur 4 heures (mode par défaut)
Dans ce mode, chaque tranche de 4 heures d'absence consécutive est comptabilisée comme une demi-journée. C'est le mode activé par défaut dans MyScol.
Exemple : si un élève est absent pendant 8 heures, deux demi-journées sont comptabilisées.
Mode 2 : Calcul par plage horaire (matin / après-midi)
Dans ce mode, toute absence d'une heure ou plus sur une session (matin ou après-midi) est comptabilisée comme une demi-journée entière, quelle que soit la durée exacte de l'absence sur cette session.
Exemples :
- Un élève absent une heure ou plus le matin : une demi-journée du matin est comptabilisée.
- Un élève absent une heure ou plus l'après-midi : une demi-journée de l'après-midi est comptabilisée.
- Un élève absent sur les deux sessions dans la même journée : deux demi-journées sont comptabilisées.
Étape 1 : Activer le mode de calcul par plage horaire
Si vous souhaitez utiliser le Mode 2, suivez ces étapes :
- Accédez au module Paramètres.
- Ouvrez le menu Configuration.
- Cliquez sur l'onglet Vie Scolaire.
- Activez l'option Activer le mode de calcul des absences en demi-journée par plage horaire (matin ou après-midi).
- Enregistrez vos modifications.
Étape 2 : Configurer les plages horaires
Le Mode 2 nécessite de définir précisément les horaires du matin et de l'après-midi pour que le calcul soit correct. Voici comment accéder à la configuration des plages horaires :
- Accédez au module Gestion d'inscription.
- Cliquez sur le menu Calendrier scolaire.
- Sélectionnez le sous-menu Plage horaire.
- Définissez l'heure de début et l'heure de fin pour la session du matin, puis pour la session de l'après-midi.
- Enregistrez.
Points importants
Remarque :
- Pour utiliser le Mode 2, il est indispensable de configurer les plages horaires matin et après-midi.
- L'heure de fin du matin doit correspondre à l'heure la plus tardive de toutes les séances du matin dans votre emploi du temps.
- L'heure de fin de l'après-midi doit correspondre à l'heure la plus tardive de toutes les séances de l'après-midi dans votre emploi du temps.
Attention : si une absence est enregistrée entre 11h et 13h, et que la fin de la session du matin est configurée à 12h et le début de la session de l'après-midi à 13h, cette absence ne sera pas prise en compte dans le calcul des demi-journées. Veillez à ce que vos plages horaires couvrent bien tous les créneaux de votre emploi du temps.
Questions fréquentes
Quel mode de calcul est activé par défaut dans MyScol ?
Par défaut, MyScol utilise le Mode 1, basé sur des tranches de 4 heures. Une demi-journée est comptabilisée toutes les 4 heures d'absence consécutive.
Quelle est la différence entre le Mode 1 et le Mode 2 ?
Le Mode 1 comptabilise une demi-journée toutes les 4 heures d'absence. Le Mode 2 comptabilise une demi-journée dès qu'un élève est absent au moins une heure sur la session du matin ou de l'après-midi, indépendamment de la durée totale de l'absence.
Est-il obligatoire de configurer les plages horaires pour utiliser le Mode 2 ?
Oui. Sans configuration des plages horaires, le système ne peut pas déterminer si une absence appartient à la session du matin ou de l'après-midi. Cette étape est indispensable pour que le calcul soit fiable.
Que se passe-t-il si une absence tombe en dehors des plages horaires définies ?
Une absence enregistrée sur un créneau non couvert par les plages horaires configurées ne sera pas prise en compte dans le calcul des demi-journées. Il est donc important que vos plages horaires couvrent l'ensemble des créneaux de votre emploi du temps.
Peut-on revenir au Mode 1 après avoir activé le Mode 2 ?
Oui. Il suffit de désactiver l'option dans l'onglet Vie Scolaire du menu Configuration dans le module Paramètres. Le système reviendra automatiquement au calcul par tranches de 4 heures.
Conclusion
Le choix du mode de calcul des absences en demi-journée dépend du fonctionnement de votre établissement.
Le Mode 1 convient aux établissements qui souhaitent un calcul simple basé sur la durée totale d'absence.
Le Mode 2 est plus adapté aux établissements qui organisent leur journée en deux sessions distinctes (matin et après-midi)
et souhaitent refléter précisément la présence des élèves sur chaque session.
Dans tous les cas, veillez à ce que vos plages horaires soient bien configurées avant d'enregistrer des absences.
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